حســـــــــابداری

حســـــــــابداری

سلام
من علی وفائی هستم
به دلیل علاقه ام به رشته ی حسابداری به این رشته پیوستم.
از زحمات معلمان عزیز به خصوص آقایان و کرمی و اکبرزاده بسیار تشکر میکنم.

۲ مطلب در شهریور ۱۳۹۴ ثبت شده است

از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد، لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
 

شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید. بنابراین اینجاست که نرم افزار حسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.


آیا شما به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید ؟
سرمایه گذاری روی نرم افزار حسابداری و مالی، یکی از بهترین تصمیماتی است که صاحب کسب و کار می تواند بگیرد، اما آیا این در مورد شما هم صدق می کند ؟ برای بعضی کسب و کارها، استفاده از نرم افزار های صفحه گسترده (نظیر Excel) و حتی روش های سنتی و دستی، نیاز آن مجموعه را برآورده می کند که البته باز هم در این گونه موارد، استفاده از نرم افزار توصیه شده و می تواند این نیاز را بهتر تامین نماید.


اما اگر هر یک از شرایط زیر در مورد نوع کار شما صدق کند، بنابراین سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری کار معقولی است :

  • شما تازه شروع به کار کرده اید : استفاده از نرم افزار حسابداری مالی از بدو شروع فعالیت شرکت، کسب و کار شما را در جهت صحیح خود در راستای موفقیت قرار می دهد. در واقع استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی از ابتدای کار، بسیار پرمنفعت تر از تهیه و استفاده از آن بعد از چند ماه یا چند سال کار به روش سنتی و قدیمی است. 
     
  • کسب و کار شما در حال رشد است : اگر برنامه توسعه دارید و یا در مرحله توسعه قرار گرفته اید، استفاده از حسابداری سنتی و سیستم دفتری قدیمی قطعاً سخت و مشکل ساز می باشد. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند با تسهیل و شفاف سازی برخی فرایند ها و اتوماتیک کردن برخی محاسبات و عملیات مالی و البته تطابق با معیارهای توسعه شما، حجم بسیار زیادی از زمان و سرمایه مجموعه در حال توسعه شما را حفظ نماید.
     
  • شما نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات مالی دارید : آیا فکر کرده اید که سیستم مالی و حسابداری تنها برای حفظ اعداد و ارقام است؟ برخلاف آن، سیستم های جامع مالی عملاً یک بانک اطلاعاتی بسیار ارزشمند مالی و اطلاعاتی است که علاوه بر ارائه گزارشات مالی، اطلاعات کاملی از مشتریان نیز بصورت آنی در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید حتی اطلاعات اضافه تری نظیر اطلاعات تماس از مشتریان و تامین کنندگان و سوابق را نیز در آن ببینید و از آن بهره برداری نمائید.
     
  • شما نیاز به رصد دقیق فرایند ها دارید : از پرداخت حقوق ها تا گردش مالی روزانه، سیستم جامع مالی و اداری شما می تواند با سازگاری با سایر نرم افزارها و سیستم ها، داده ها را بصورت هوشمند جمع آوری کرده و حتی با اتصال به سیستم بانکی و اعتباری شما، بصورت هوشمند گردش مالی بانکی شما را نیز ثبت نماید.
     
  • سیستم فعلی شما بسیار پیچیده است : همه نرم افزارهای مالی و اداری مشابه هم نیستند. برخی از نرم افزارها فرایند ها را بصورت بسیار پیچیده دریافت می کنند و ویژگی هایی دارند که برای کار شما عملاً زائد و بلا استفاده است. در برخی از آنها هم ویژگی ها و امکاناتی وجود دارد که عملاً شما به آنها نیازی ندارید. بنابراین اگر شما در چنین وضعیتی قرار دارید، سرمایه گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری بهتر، کار بسیار عاقلانه و واجبی است.
     
  • شما دنبال اطمینان خاطر جهت تطابق فعالیت ها با قوانین هستید : در صورتیکه از قوانین و بخشنامه های مالی آگاهی ندارید و یا حتی با اصول حسابداری و امور مالی آشنایی ندارید، استفاده از نرم افزارهای شرکت های باسابقه و شناخته شده، بهترین سرمایه گذاری در کسب و کار شماست. تولید کنندگان اینگونه نرم افزارها سعی می کنند تا آخرین قوانین، بخشنامه و ملزومات مالی را در نرم افزارهای خود اعمال کنند. بنابراین خود نرم افزار برای شما در حکم مشاور و راهنما خواهد بود و بسیاری از نیازهایی که شما هنوز از آنها آگاهی ندارید یا به آنها برخورد نکرده اید را از پیش برای شما تامین می کنند.



ویژگی های نرم افزار جامع مالی و حسابداری
این نوع از نرم افزارها مجموعه ای از امکانات فنی و قابلیت ها را برای شما فراهم می کنند تا به وسیله آن بتوانید امور مالی خود را به سادگی مدیریت کنید. البته خیلی از صاحبان کسب و کارها و شرکت ها در صحبت های خود به سادگی محیط کاربری و صرفه جویی در وقت به عنوان دو فاکتور بسیار مهم از ویژگی های نرم افزار مالی خود اشاره کرده اند که در زمان انتخاب نرم افزار برای آنها از بالاترین درجه اهمیت برخوردار است.

نرم افزار مالی می بایست نیازهای کاری شما را به خوبی پاسخ دهد تا شما بتوانید تصویر دقیقی از کلیت وضعیت خود مشاهده نمایید. در اینجا به برخی ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری و مالی باید داشته باشد اشاره می کنیم :
 

  • تامین نیازهای اولیه حسابداری : یک نرم افزار حسابداری در ساده ترین حالت باید بتواند نیازهای ابتدایی امور مالی و حسابداری نظیر صدور فاکتور، مدیریت درآمد ها و هزینه ها، گزارش های مالی و مدیریت اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان را برآورده کند.
     
  • اتوماسیون مالی : انجام کارهایی به صورت اتوماتیک نظیر صدور فاکتور، پرداخت زمان بندی شده، اطلاع رسانی موارد تاریخ گذشته، و سایر مواردی که می شود بصورت مکانیزه و هوشمند انجام گردد به شما در مدیریت بهینه بسیار کمک می کند و در وقت شما به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود.
     
  • قالب های از پیش آماده : امکان استفاده از قالب های آماده جهت صدور پیش فاکتور و پیشنهاد قیمت و در نهایت امکان تبدیل آنها به فاکتور یا صورت حساب نهایی.
     
  • سازگاری با سیستم مالیاتی : داشتن امکان محاسبه خودکار مالیات و سازگاری با نرخ های متفاوت مالیاتی و امکان انجام محاسبات مربوطه، زندگی شما و حسابدار شما را بسیار بهبود می بخشد.
     
  • چند کاربره بودن : عموماً علاوه بر دسترسی خود شما، حسابدار و کارکنان حسابداری شما نیز می بایست بتوانند بصورت موازی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده کرده تا حجم کار بین همه تقسیم شده و درصد خطا کاهش یابد.
     
  • سازگاری با سیستم حقوق و دستمزد : معمولاً در سیستم های جامع مالی و اداری، سامانه حقوق و دستمزد بصورت یک سیستم مستقل وجود داشته و عمل می نماید. لذا ارتباط با سیستم حسابداری و انجام محاسبات بصورت اتوماتیک یکی دیگر از ویژگی های مهم و کاربردی است.
     
  • دسترسی فراگیر : یکی از ویژگی های بسیار مهم علی الخصوص برای مدیرانی که بصورت دائم در ماموریت و سفرهای مختلف هستند، دسترسی از همه نقاط به اطلاعات مالی مجموعه است. بنابراین با استفاده از ابزارهای مختلف و از نقاط مختلف دنیا می بایست امکان دسترسی به اطلاعات مالی فراهم باشد و در واقع نرم افزار این قابلیت را داشته باشد.
     
  • سازگاری با نرم افزارهای جانبی و جدید : یکی از نکات مهم در شرکت ها این است که معمولاً سیستم های مالی و اداری بصورت یکپارچه و یکجا از یک برند خاص تهیه نمی شوند، بلکه بسته به نیاز و بودجه موجود این نرم افزارها تهیه شده و در برخی موارد از برندهای مختلف این خرید نرم افزار صورت می پذیرد، بنابراین می بایست نرم افزار مالی شما امکان سازگاری با سایر نرم افزار ها را نیز داشته باشد.

 

هزینه های نرم افزار جامع حسابداری و مالی
قیمت های نرم افزار حسابداری و در کل نرم افزارهای جامع مالی و اداری، با توجه به امکانات و ویژگی های آنها بسیار متغیر می باشد. برخی از تولید کنندگان نرم افزار از روش های حق عضویت ثابت ماهیانه یا سالیانه استفاده کرده و برخی دیگر بر اساس نوع پکیج ها و بسته های آماده قیمت مشخص می کنند، برخی دیگر نیز نسخه هایی را با امکانات محدود بصورت رایگان ارائه کرده و برای توسعه امکانات و گسترش توانمندی های نرم افزار، هزینه دریافت می کنند که بعضی مواقع از نظر تعداد کاربر یا تعداد تراکنش های قابل ثبت محدودیت داشته و یا از نظر تعداد امکانات دارای محدودیت می باشند.


مزایای نرم افزار جامع حسابداری و مالی
علاوه بر مدیریت مالی مجموعه و کمک به تسهیل فرایندهای مربوط به آن، معمولاً نرم افزاری مالی اداری ویژگی هایی دارد که به مدیریت برخی بخش های دیگر نیز کمک می کند. در بررسی های انجام شده با صاحبان کسب و کار و شرکت ها، مواردی که مورد علاقه مدیران بوده و به نظر آنها اگر در سیستم مالی و اداری دیده شود بهتر است بدین شرح اعلام شده است :

  • جامع بودن سیستم یا نرم افزار: اکثر قریب به اتفاق مدیرا تمایل دارند همه نیازهای خود را در قالب یک سیستم داشته باشند و آن سیستم پاسخگوی همه توقعات مالی خود باشند. در واقع مدیران در کسب و کارهای کوچک بیشتر در این خصوص اظهار نظر کرده اند و اعلام داشته اند که یک سیستم باید بصورت جامع همه نیازهای اولیه مالی و اداری آنها را برآورده نماید.
     
  • محیط کاربری ساده و آسان: برخی از مدیران که سابقه مدیریت اجرایی کمتری دارند، در حالت عادی از پیچیدگی های ثبت و مدیریت مالی در حجم بالا ترس دارند، اما زمانی که ثبت این اطلاعات و مشاهده گردش آن از طریق یک محیط ساده و جذاب صورت پذیرد، بخصوص که این محیط در عین سادگی، به راحتی قابل استفاده باشد، بخشی از این سختی و مشقت کم شده و کار را برای مدیر یا حسابدار آسانتر می کند.
     
  • فشار و سختی کمتر: غالب مدیران معتقد هستند که در حالت عادی مدیریت مالی کاری پر مسئولیت و طاقت فرساست و نرم افزار مربوطه باید به شکلی باید که استفاده از آن بر این سختی و فشار اضافه نکرده و مسئولیت های را اضافه نکند، بلکه با ایجاد یک ابزار خوب در دست مدیر، بخشی از این فشارها و سختی ها را کاهش دهد.
     
  • قابلیت رهگیری مرحله به مرحله: امکان مشاهده وضعیت عمل انجام شده از سوی مشتری نیز یکی از موارد بسیار مهم برشمرده از سوی مدیران است. در واقع زمانی که یک فاکتور یا پیش فاکتور برای مشتری ارسال می شود، همانند سیستم تیکتینگ، خیلی خوب است که متوجه شویم آیا این سند توسط مشتری ، دریافت یا مشاهده شده است یا خیر تا بتوان بر اساس آن اقدام بعدی را در اسرع وقت و به موقع انجام داد.
     
  • دسترسی حسابداران: داشتن دسترسی مدیر ارشد حسابداری یا حسابدار ارشد به سیستم از هر جا که ایشان بخواهد، و در عین حالی دسترسی سایر کاربران و مدیران نیز یکی دیگر از پارامترهای مورد نظر شرکت کنندگان بود.
     
  • خودکار بودن: یکی از توقعات اکثر مدیران از نرم افزار مالی و حسابداری این است که با حداقل نیرو بتوان تمام امور مالی و حسابداری را انجام داد. در واقع توقع از نرم افزار به گونه ای است که نرم افزار بتواند بیشتر کارهایی که می توان از حالت دستی خارج کرد را بصورت خودکار و اتوماتیک انجام دهد یا با کمترین تعداد کادر اداری در بخش حسابداری، بتوان همه کارهای مالی را مدیریت کرد.
     
  • پیچیدگی و شلوغی کمتر: حذف یادداشت ها و دست نوشته ها جهت یادآوری انجام امور یکی دیگر از خواسته های مدیران بود که نتیجه آن کاهش و حذف شلوغی و سردرگمی در کارهاست. در واقع وجود امکانی برای ثبت موارد عجله ای و زودگذر در نرم افزار جهت جلوگیری از فراموشی یک فرایند مهم یا کاری که نیاز به پیگیری مجدد دارد، به مدیریت کمک می کند تا کمترین میزان اشتباه و فراموشی را به دلیل پیچیدگی و شلوغی کارها داشته باشد.
     
  • داشبورد همه کاره: داشتن یک داشبورد جامع و کامل به شکلی که به مدیر یک دید کامل از وضعیت موجود دهد و مدیر بتواند بر اساس نیاز خود در آن پنجره هایی اضافه یا کم کند، یکی از دغدغه های مطرح شده مدیران بود و برخی از مدیران که از این ویژگی در سیستم خود برخوردار بودند از اینکه در ابتدا و انتهای روز می توانستند به بهترین شکل وضعیت کلی شرکت خود را ببیند ابراز رضایت می کردند.
     
  • دسترسی لحظه ای به اطلاعات: زمانی که یک تراکنش در سیستم مالی ثبت می گردد، بسیاری از سایر قسمت ها خودبخود بروز شده و برخی محاسبات مالی و اعتباری بصورت خودکار در سیستم اتفاق می افتد. برای مثال پس از فروش یک محصول و ثبت دریافت وجه آن، سیستم انباردارینیز خودبخود از موجودی کالا کم کرده و نرم افزار حسابداری مالیات های تبادل شده آن را محاسبه و ثبت می نماید که البته بسیار بیشتر از این فرایندها اتفاق می افتد. لذا دسترسی لحظه ای به این اطلاعات و تغییرات اتفاق افتاده نیز در بهبود مدیریت بسیار موثر بوده و به نوعی ابزار کمکی برای مدیر محسوب می شود.


انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری مناسب
آیا برای سرمایه گذاری روی نرم افزار جامع مالی و حسابداری آماده هستید؟ انتخاب سیستم مناسب کلید موفقیت در این سرمایه گذاری است. در کنار موارد ذکر شده بالا و مرور کلی نظرات جمع آوری شده از برخی مدیران شرکت کننده در طرح، در یک جمع بندی کلی، سوالاتی ذکر شده که بهتر است هنگام تهیه نرم افزار مطرح و مورد توجه قرار گیرد.

 

  • آیا نرم افزار مورد نظر ویژه کسب و کارهای کوچک تولید شده است ؟
  • آیا نرم افزار مربوطه برای کسب و کار من مناسب است ؟
  • آیا شرکت مربوطه نرم افزار با قابلیت شخصی سازی جهت تامین نیازهای من دارد ؟
  • ظرفیت و تعداد مشتری یا کاربر نرم افزار مورد نظر تا چه حد است ؟
  • میزان سازگاری و انطباق نرم افزار با فرایندها و نیازهای بخش های دولتی ای نظیر دارایی و مالیات چقدر است ؟
  • نحوه نگهداشت اطلاعات موجود در نرم افزار چگونه است ؟ و در صورت بروز مشکل در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی قابل بازیابی است ؟
  • چه پروتوکل ها و روش هایی برای حفظ امنیت داده های مشتریان و خود شرکت دارید ؟ و چه میزان تضمین پذیرند ؟
  • هزینه نهایی و تمام شده سیستم چقدر است ؟ آیا هزینه های پنهان یا در آینده ای دارد ؟
  • با چه روش هایی خدمات پشتیبانی ارائه می گردد ؟ و در چه زمانی از روز و هفته و ماه ؟

 

در نهایت به عنوان یک تجربه موفق پیشنهاد می گردد علاوه بر موارد فوق، از شرکت های همکار و نزدیک نیز استعلام شده و بر اساس تجربه های آنها و علی الخصوص تجربیات موفق، شرکت ها انتخاب شده و مورد بررسی قرار گیرند.

 

  • علی وفائی

حسابداری

 

 


رشته حسابداری موضوع این رشته تحصیلی:

 

حسابداری یک سیستم است که در آن فرآیند جمع آوری، طبقه بندی، ثبت، خلاصه کردن اطلاعات و تهیه گزارشهای مالی و صورتهای حسابداری در شکل ها و مدلهای خاص انجام می گیرد. تا افراد ذی نفع درون سازمانی مثل مدیران سازمان و یا برون سازمانی مثل بانک ها، مجتمع عمومی سازمان مورد نظر و یا مقامات مالیاتی بتوانند از این اطلاعات استفاده کنند. به همین دلیل فردی که تحصیلات دانشگاهی ندارد، بیشتر دفتردار است تا حسابدار.

 

چرا که گزارش های این دسته از افراد مطابق استاندارد نیست و پردازش کافی نمی شود و بیشتر تراز حساب ها می باشد. برای مثال یک حسابدار تجربی نمی تواند بین دارایی کوتاه مدت و بلند مدت تفاوت قائل شود و یا نمی داند که چگونه باید معاملات ارزی را در دفاتر ثبت کرد.از سوی دیگر یک حسابدار متخصص، در آینده می تواند مدیر مالی یک سازمان یا شرکت گردد یعنی می تواند به مدیریت یک شرکت ایده بدهد که منابع موجودش را در چه راههایی سرمایه گذاری نماید تا استفاده بهینه کند و یا اگر شرکت به منابع مالی جدید نیاز داشت یک مدیر مالی بر اساس دانش آکادمیک خود می تواند بگوید که از چه طریقی باید تامین مالی کرد. و مجموع این فعالیت ها خارج از توانایی یک حسابدار تجربی است.

 


توانایی های لازم:

 

رشته حسابداری از جمله رشته هایی است که از داوطلبان سه گروه آزمایشی ریاضی و فیزیک، علوم تجربی و علوم انسانی دانشجو می پذیرد و در آزمون هر سه گروه نیز درس ریاضی به عنوان مهمترین درس این رشته مطرح است. در واقع داشتن شم ریاضی در رشته حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است. همچنین یک حسابدار باید بتواند بخوبی گزارش کارهای خود را ارائه دهد. بنابراین باید در ادبیات فارسی مسلط بوده و نگارش خوبی داشته باشد. دانشجوی این رشته باید تحمل ساعتها کار در پشت یک میز و صندلی و سروکار داشتن با اعداد و ارقام را داشته باشد. همچنین باید دقیق و منظم باشد تا در جمع بندی اعداد و ارقام دچار مشکل نگردد.

  • علی وفائی